Valorizzare la complessità puntando su un ERP di settore

Integrabile e fruibile ma soprattutto adeguato alla complessità settoriali e strutturali che una realtà come Gai Macchine presenta. Questo l’ERP di cui l’azienda andava in cerca per guardare al futuro, consapevole di essere rimasta “intrappolata” nel precedente, comodo, fruibile ma senza spazi per innovare. L’occasione per il balzo in avanti è arrivata con Altea IN Infor LN.

Acquisire efficienza e agilità attraverso un ERP innovativo oggi appare un’evoluzione automatica, sia lato cliente che fornitore. Appena lo si vuole implementare, però, ci si accorge che anche le migliori feature “su carta” non sono sempre una garanzia. Ciò che più conta è la compatibilità o l’adattabilità alle specifiche del settore e dell’azienda stessa. L’esperienza di Gai Macchine ne è la dimostrazione più esplicita. Per Altea IN, che l’ha accompagnata nell’adozione dell’ERP Infor LN, la sfida è stata gestire quella complessità che la rende unica nel mercato, conservandola e valorizzandola.

Mantenendo una gestione familiare al 100% – al netto di collaborazioni esterne per competenze specifiche – Gai Macchine produce macchinari dal 1946 espandendosi negli anni anche in Francia e in USA. Si rivolge sia ai piccoli produttori vinicoli che al settore industriale coprendo tutte le fasi, dalla progettazione alla produzione, fino al post-vendita. “Siamo concettualmente molto diversi dai nostri potenziali competitor. Il 90% dei componenti di una macchina sono fatti da noi, gli altri player progettano e poi assemblano ma esternalizzano la produzione” racconta Guglielmo Gai, amministratore delegato di Gai Macchine.

La sua “età” e la sua natura di azienda familiare non devono far nascere pregiudizi: Gai sottolinea come la spinta interna all’innovazione sia forte, complice anche il contesto in cui opera. “Dal 2009 non mancano opportunità per evolvere. Lavorando con un settore agricolo che da tempo riceve investimenti, non abbiamo dovuto attendere Industry 4.0. L’implementazione di nuove tecnologie è sempre stata regolarmente premiata dal mercato, permettendoci di evolvere e crescere regolarmente, anno su anno, dell’8-10%” spiega.

Non sorprende, quindi, che qualche anno fa l’azienda abbia avvertito il bisogno di sostituire il proprio ERP. “Funzionava bene da decenni, era ormai estremamente customizzato, come un comodo indumento usato. Ci siamo però resi conto di essere vincolati dalle nostre stesse personalizzazioni: non c’erano spazi per guardare al futuro con implementazioni che ci facessero progredire e distinguerci ulteriormente sul mercato” racconta Gai.

A spingere l’azienda verso un cambio di ERP anche alcune esigenze tecniche e strategiche sorte durante gli anni. Quella di un configuratore commerciale per trasformare accordi su ordini in commesse specifiche, ad esempio. O quella di una copertura internazionale di assistenza post-vendita, per le sedi in Francia e Stati Uniti.

Consapevole della complessità legata alla natura e al posizionamento dell’azienda sul mercato, Gai ha optato per l’ERP più “attento” al proprio settore e compatibile con la struttura familiare ma particolarmente innovativa che vuole rappresentare. “Infor LN è risultato il più adatto a gestire le commesse e le dinamiche tipiche del nostro business e i consulenti di Altea IN i più preparati a rispondere alle nostre esigenze specifiche” spiega.

Rassicurante in ottica di efficienza a lungo termine anche la certezza di non vedere le personalizzazioni effettuate scomparire a ogni aggiornamento del software, ma a convincere definitivamente è il giusto grado di rigidità mostrata dall’ERP di Infor. Un forte vantaggio, per Gai, “perché richiede maggiore concentrazione, impegno, comprensione e riduce il rischio di errori”.

Dal “sì” definitivo di giugno 2018, in 6 mesi Gai Macchine ha preparato la migrazione dell’80% delle proprie attività, poi effettuata nel gennaio 2019. “A febbraio siamo tornati a lavorare a regime, lasciando indietro solo pezzi secondari come la gestione dell’assistenza e il configuratore commerciale. È stato un grande lavoro di squadra anche con Altea IN e diversi team hanno lavorato in parallelo. Nel 2020 abbiamo replicato in Francia. Nonostante qualche problema per la lingua e la carenza di personale IT, abbiamo portato a termine il processo efficacemente e con enormi vantaggi”.

Il passaggio al nuovo ERP, con il supporto di Altea IN, non ha stravolto le procedure e il business dell’azienda. “Abbiamo reso più efficienti processi che già effettuavamo: questo è valso molto più di una rivoluzione” spiega l’amministratore delegato. In particolare, Gai sottolinea aspetti come la gestione delle commesse includendo la distinta base, l’integrabilità con i tanti software verticali già in uso, l’ottimizzazione dei magazzini automatici e la valorizzazione interna dei dati.

Tra i vantaggi apprezzati, Gai prova a illustrarne alcuni più apprezzabili dagli addetti ai lavori, partendo dall’implementazione di un configuratore tecnico più performante. “Ne avevamo uno adatto alle nostre tradizionali attività, ma inadeguato una volta entrati in un settore nuovo, con clienti abituati a un’ampia autonomia decisionale. Fornendo una distinta di base senza livelli, il vecchio software costringeva l’assistenza a intervenire interpretando le criticità secondo la propria esperienza, senza informazioni tecniche. Con il nuovo configuratore e le distinte a più livelli, anche il personale più giovane può fare assistenza su macchine di 15-30 anni comprendendo il contesto di intervento”.

Essenziale anche l’integrazione con l’EAM per un efficiente scambio di informazioni sull’evoluzione dei prodotti nel tempo. “Il precedente software non presentava potenziali sviluppi futuri e aveva un’integrazione molto fragile. Oggi partiamo con due prodotti che si parlano dall’origine, un vantaggio che si rivelerà decisivo per il nostro business” aggiunge Gai. Con l’implementazione di Infor LN anche la progettazione ha registrato un’evoluzione grazie all’integrazione del programma per il disegno 3D. L’allineamento tra i due ha messo fine ai passaggi manuali di documenti e dati, allo spreco di tempo e alla paura di commettere errori.

Simile il “sollievo” provato anche nel poter comunicare con i colleghi francesi utilizzando Infor LN. Prima ciascuna sede aveva il proprio gestionale e ogni passaggio di informazioni era gestito in modo manuale, oggi esiste una connessione diretta. “Abbiamo guadagnato in efficienza minimizzando errori e ripetizioni di attività. Lavorando tutti sulla stessa distinta, abbiamo raggiunto migliori performance sia nell’assistenza tecnica che nella gestione degli ordini”.

Se l’Italia fattura 56 milioni di euro, la Francia raggiunge i 20 solo dedicandosi alla commercializzazione e all’assistenza. È quindi una sede con un peso specifico importante per il bilancio e per la strategia globale di Gai Macchine che abbraccia oggi anche il mercato statunitense. Nella sede oltreoceano il nuovo ERP è in arrivo, un’altra tappa importante per arrivare ad un ERP “intercompany”. Un termine coniato da Gai per rappresentare i suoi disegni imprenditoriali, ma anche l’efficienza raggiunta nel connettere processi, persone e territori.

Contributo editoriale sviluppato in collaborazione con Gai Macchine

Laureata in Fisica e giornalista, per scrivere di tecnologia, ambiente e innovazione, applica il metodo scientifico. Dopo una gavetta realizzata spaziando tra cronaca politica e nera, si è appassionata alle startup realizzando uno speciale mensile per una agenzia di stampa. Da questa esperienza è passata a occuparsi di tematiche legate a innovazione, sostenibilità, nuove tecnologie e fintech con la stessa appassionata e genuina curiosità con cui, nei laboratori universitari, ha affrontato gli esperimenti scientifici.

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